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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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スタッフ全員に取引先情報を共有

法人向け名刺管理ソフトは「登録している情報を全員で共有できる」のが強み。部署ごとに顧客データが重複すると情報が混同してしまいますが、1つのデータベースで一元管理をすることで常に最新の情報・対応履歴をスタッフ全員が確認できるようになりました。

スタッフ全員でスムーズな対応をするための情報共有ツール

今回ご紹介するのは「株式会社プラトンホテル」の事例。三重県を中心にホテル・イベント・飲食事業を展開しており、ミスユニバースジャパン三重大会を主催するなど、地域に根付いた会社です。

名刺管理ソフトを導入したのはホテル事業でした。沢山の宿泊客…ではなく、リネンやアメニティ、食材、設備など細部に至るまで、多くの取引先とのやりとりが発生します。担当者の方はビジネスで来社することもあれば、ホテルや宴会場のお客様として訪れるなど、様々なシチュエーションで接する機会があるそうです。

これまではエクセルで情報管理をしていましたが、各事業ごとに別ファイルで管理しており、情報が古いままだったり事業を跨いで関わりがあっても共有されていないケースがありました。

名刺管理ソフトを使い出してからは、全ての情報を一元管理しているので常に最新情報を閲覧でき、部署を跨いだ履歴なども全て把握できるようになりました。これによりお得意様へのスムーズなアテンドが可能になり、実際にやり取りをする上層部やフロントだけでなく、バックヤードの担当者にもすぐに情報が伝わるシステムを構築できています。

使っているサービスは「シンプルだから」という理由で選んだCAMCARD BUSINESS。内勤スタッフなども含め名刺管理をしたことがないというスタッフが多かったため、機能が豊富すぎると難しくて誰も使わない可能性があるので、なるべく簡単に使えて分かりやすいものにしたのだとか。結果、今では全員がシステムを使いデータを共有できています。

また、採用活動の際にインターンの学生を受け入れることがあります。名刺はありませんが情報を細かく入力しておくことで短期間の付き合いでも顔と名前を一致させて管理をすると非常にやりやすいですし、社員全員にすぐ共有が出来ます。


ホテルに限らず、取引相手が自社の様々なサービスを利用したり、逆に子会社や別部署の商談を持ちかけたり…というのはよくあること。部署を跨いで共有出来るシステムがあると、より適切な判断ができるようになり、顧客満足度もUPします。名刺管理システムは登録も共有も難しい操作は不要ですから、社内の情報共有ツールとしてもオススメです。
 

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