ビジネスのチャンスを逃さない 名刺管理のオキテ

賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

HOME » 何ができる?名刺管理ソフトの機能 » 名刺のデータ化・管理

名刺のデータ化・管理

名刺管理ソフトといえば、名刺をデータ化し、一元管理するもの。それだけ聞くとExcelに入力するのと大差ないのでは?と思うかもしれませんが…当然ながら名刺管理専門のソフトを使うメリットがあります。どんな点が優れているのか、見てみましょう。

単に名刺をデータ化するだけではない!

名刺管理をアナログからデジタルに変える…となったとき、一番簡単に思いつくのはExcelによる表管理です。しかし、やってみると分かるのですが…個人で入力・活用する分には問題ないものの、共有するメンバーが増えるほど「データの統率がなくなる」「他人にデータを消される恐れがある」「誰かが開いていると保存できない」など、使いづらさが出てきます。

また、長い住所や複雑なメールアドレスをわざわざ手入力するのは面倒。間違いに気付かず保存してしまうと、今後顧客と連絡が取れなくなってしまう可能性も出てきます。そんなトラブルを防ぐ事ができるのが「名刺管理ソフト」なんです。

まず、名刺入力の手間はほぼ必要ありません。スマートフォンのカメラや専用スキャナ、オフィスの複合機などで名刺をスキャンすると、自動的に画像認識して文字を抽出してデータを読み取ってくれます。自動認識だとソフトや画質によって文字認識の精度が変わってくるので、100%正確なデータを求める方はオペレーターによる入力対応があるソフトを利用しましょう。これだけでも名刺管理はだいぶ楽になるはずです。

Excel管理だと文字情報のみですが、名刺管理専用のデータベースにはスキャンした名刺の画像も残すことが出来るので、手元に名刺を保管する必要はありません。その分社内のスペースも空き、有効活用が出来ます。また取引データ、商談メモ、顧客の顔写真等を登録できるものもあり、他の社員とのやり取りを把握したり、引継ぎの際にも便利です。

データベースに入力された情報は、名刺管理ソフトのアカウントを所持する人なら誰でも閲覧する事ができます(閲覧制限をかけている場合を除く)。

社内全ての人間が持っている人脈ネットワークが幅広く把握できるようになり、新規開拓やマーケティングのターゲット絞込みなど、顧客情報活用の幅が広がります。※ 個人向けの無料アプリ、パッケージ版ソフトウェアなどは共有機能がないものもあるので、ご注意ください。

ちなみにExcelに限らず個人にデータ保管が委ねられている場合、セキュリティ対策はほとんど出来ておらず紛失や盗難される可能性も。その点、クラウド化された名刺管理ソフトはオンラインのデータベースへ保存されるので、万が一自社に何かあってもデータは安心。ソフトウェア側のセキュリティ対策は万全(プライバシーマークを取得する、サーバーへのアクセス監視、パスワード保護など)なので、自社管理より安全です。

これらの機能はほとんどの名刺管理ソフトに備わっていますので、社内に何かしらソリューションを導入するだけで名刺の管理がかなり楽になるのではないでしょうか。

評判の名刺管理ソフト
BEST3

1位
  CAMCARD
BUSINESS
価格
1ヶ月/1ID
最安1,400円~
登録
スピード
最速最短5秒
登録可能
枚数
無制限

公式サイトへ

2位
  Sansan
価格
1ヶ月/1ID
3,500円~
登録
スピード
翌営業日
登録可能
枚数
50枚まで無料

公式サイトへ

3位
  メイシー
価格
1ヶ月/1ID
1,980円~
登録
スピード
500枚で1週間
登録可能
枚数
1ユーザー2500枚

公式サイトへ

【免責事項】

当サイトの情報は信頼できる情報に基づき提供・更新しておりますが、
正確性・有効性・完全性への保証はいたしかねます。