ビジネスのチャンスを逃さない 名刺管理のオキテ

賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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人事情報管理

名刺管理ソフトが単なるデータベースと異なるのは、顧客の人事情報についてより詳しく知る事ができる点。取引先の人事異動や部署名変更などが自動的に行われたり、相手方企業内部の組織図・人物相関図が表示されるなど、営業の機会創出に繋がる機能が沢山備わっています。

最新の人事情報に自動更新!情報管理ツールとしても便利

名刺管理ソフトには、顧客や取引先のデータを一元管理するだけでなく、どのスタッフがどのようなアプローチをしたか、というデータを残すツールとして活躍します。たとえば複数部署に跨って対応する案件があったり、別件でいくつかの部署・事業所のスタッフと関わりがある…などのケースでも、商談履歴をきちんと残しておけばこれまでのやり取りは一目瞭然。

業務上のやり取りを円滑にするだけでなく、もし自分は相手と初対面だとしても、別のスタッフが仕入れた「顧客のプライベートな話」などで会話の糸口をみつけて場を和ませるキッカケを作る事も可能です。

新規営業をかける際にも、相手先と繋がりを持っている社内スタッフの存在を調べることで、担当者へのコンタクトまでこぎつけられる可能性が非常に高くなります。

直接繋がってはいなくとも、業界のことをよく知っている人を味方につければ営業が成功する確率は格段にアップ。事前に作成する資料等も、より顧客の希望に近いものを初めから作る事ができます。

また、自社内の情報共有だけでなく、相手先企業の情報に関しても嬉しいポイントが!

クラウド化されているシステムの場合、例えば会社内で人事異動があった、部署名が変更になった場合など、こちらから特別な操作をしなくても情報が自動更新されます。

特に企業情報を管理している会社と提携しているソフトウェア(例:CAMCARD BUSINESSはダイヤモンド社と提携)などは情報更新が早いです。また、「名寄せ」機能により、転職や出向をして名刺が変更されても同一人物とみなされ継続管理が出来ます。同業界ならば、引き続き商品を売り込みに行くこともできますね。

それから相手方企業内での組織図や、自社他社交えた人物相関図を作成してくれる機能を持った名刺管理ソフトもあります。上で紹介した「相手先と繋がりを持つスタッフを調べる」より一歩進んだ形で、様々な人とのつながりが見えてくるので、新しい営業チャンスを見つけ出す事ができます。

これらの機能は多くの名刺管理ソフトに導入されていますが、設置環境等(企業向けに見えて実は個人向けソフト「スマート名刺管理」等、自社サーバーのみで使う「名刺ファイリング・サーバー」等)によっては活用できない機能もあります。顧客の情報はあればあるほど営業機会が増えますので、是非たくさん活用できる名刺管理ソフトを選ぶようにしてください。

評判の名刺管理ソフト
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1位
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