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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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営業支援

名刺管理ソフトには、単なるデータ化だけでなく営業支援ツールとしての側面があることをご存知でしょうか?本格的なツールに比べると要素は不足していますが、営業活動をする上で必要な情報をすぐに引き出す事ができるため、外回り業務を中心に重宝されています。

簡易的な営業支援ツールとして活用

外回り営業に行く際、まずどんな準備をしますか?アナログな会社なら、先方の名刺を持ち、資料を印刷、地図を印刷…と、顧客ごとに沢山の紙媒体を持ち歩くでしょう。

近年はノートパソコンやタブレットを持ち歩いたり、地図などのデータはスマートフォンにメモしていく、もしくは会社情報をその場で検索して調べるという方も多いと思います。

しかしどの媒体でもいえることですが、たかだか数分とはいえ、情報の準備・検索には時間が必要です。その点、名刺管理ソフトを導入してスマートフォンやタブレットと連携させておくと、名刺情報表示からワンタップで地図や会社ホームページなど、必要な情報にアクセスする事ができるのです。

複数名の担当者がいる顧客の場合は、名刺管理ツールのメモ・商談履歴などの決められた欄に記録を残しておくことで、前回のやりとりや担当者がすぐにわかります。だいたいの顧客は「同じ会社の社員=情報が繋がっている」と認識していますので、これまでのやり取りを踏まえてスムーズに話を進められますよ。案件進捗などのステータスが確認できるものだとより視覚的に現在の対応状況がわかります。

また、新しい商品を売り込む際ゼロから開拓していくのは非常に大変ですが、社内で持っている人脈ネットワークのうち反応がありそうな業種・職種の人をピックアップしてメルマガを送付する、といったマーケティングにも活用できます。

既存顧客=会社に良い印象を持っている人が多く、新商品の紹介も好意的に受け取ってくれる人が多いため、序盤のセールスに打って付けです。プレスリリースや広告、営業活動などの宣伝費もほぼ必要ないのもメリットといえますね。

多くの名刺管理ソフトで出来るのは簡易的な営業支援で、より細かなデータ分析や営業機会捻出などはSalesforceやZoho CRMなどの営業支援アプリケーションが利用できる仕組みを整えています。

ただし、中にはSansanやHot profileなど、名刺管理ソフト上でより高度な分析が出来るソフトもあるので、名刺管理ソフト自体にどこまでの機能を求めているのか、をしっかり検討して選ぶようにしましょう。

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