ビジネスのチャンスを逃さない 名刺管理のオキテ

賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

HOME » 知っておきたい名刺管理ソフトの基礎知識

知っておきたい名刺管理ソフトの基礎知識

名刺ソフトは簡単!便利!と聞くけれど…費用をかけてまでデータ化する意味はあるのか?オンラインクラウドってセキュリティはどうなの?情報入力が面倒なのでは?などなど、疑問はつきませんよね。名刺管理ソフトの基礎知識を1から学んでいきましょう!

名刺管理ソフトのこと、きちんと知っていますか?

「たかだか名刺管理で有償ソフトは必要ないよ」

なんて軽く考えていませんか?実はその考えで有力な見込み客への営業チャンスを失っているとしたら…。

名刺管理ソフトは、名刺をデータベース管理してパッと必要な情報にたどり着けるようにするのが一番の目的ですが、実はそれ以外にもデータ化することで様々なメリットがあります。先ほど言ったような、新たな営業チャンスを生んだり、引継ぎをスムーズにしたり、省スペース・省コストにつながるなど、社内外の業務がスムーズに回るようになるんです。

もはや常識?名刺のデータ化

「近年は情報流出の話題も多いし、外部サーバーは怖い…」

多くのソフトウェアは外部サーバーを利用し、クラウドで情報を管理していますが、大丈夫。名刺管理ソフトを運営する会社では各社様々なセキュリティ対策を実施、プライバシーマークを取得するなど、個人情報の取り扱いには細心の注意を払っています。

セキュリティに問題はないか

「でも、結局情報は手打ちするんでしょ?面倒くさい。」

ほとんどの名刺管理ソフトでは写真を撮ったりスキャナで読み込まれた文字を認識してデータへ変換してくれます。自動画像認識はその場ですぐに文字を解析してデータに反映しますが、機械ですから100%の正確性までは難しく、オペレーターによる人力画像認識は100%正確なデータが入りますが時間がかかります。早さと正確さ、どちらを取るかは貴社次第です。

文字認識機能とは?

「もうスマホアプリで名刺管理ソフトを使っているよ」

そういう方も多いでしょう。ですが、スマホアプリはあくまで個人向けであり、社内のほかのスタッフがどんな名刺を管理しているかを把握する事ができません。折角データ化した情報を活用しきれていない、勿体無い状態なんです。スマホアプリを使っている社員が多い=すでに名刺管理の習慣が浸透していますから、有償ソフトを導入すればよりスムーズに業務が回ります。

無料の個人アプリと法人向けソフトはどう違う?

「専用のスキャナを購入しなくちゃだめ?」

必ずしも必要なわけではありません。もし展示会や交流会に頻繁に参加して名刺がどっさり増えるタイミングが何度もあるなら、導入したほうが管理は楽です。しかし、各個人の裁量に任されているレベルならば、入手した際にスマホカメラで撮影するだけでも充分。導入してすぐの頃だけリースを利用する、というのも手です。

専用スキャナは必要?

「社内でしか閲覧できないんじゃ、意味がない」

ほとんどのソフトはクラウド情報管理と言いましたが、外部のサーバーを使用していますからもちろん外出先でスマホやタブレットからでも情報登録や確認が可能です。万が一スマホを落とした・無くした際にもセッション時間の設定をしたり、スマホの閲覧権限を切ってしまえば外部に情報が漏れることもなく、安心です。

営業先で確認するには?

評判の名刺管理ソフト
BEST3

1位
  CAMCARD
BUSINESS
価格
1ヶ月/1ID
最安1,400円~
登録
スピード
最速最短5秒
登録可能
枚数
無制限

公式サイトへ

2位
  Sansan
価格
1ヶ月/1ID
3,500円~
登録
スピード
翌営業日
登録可能
枚数
50枚まで無料

公式サイトへ

3位
  メイシー
価格
1ヶ月/1ID
1,980円~
登録
スピード
500枚で1週間
登録可能
枚数
1ユーザー2500枚

公式サイトへ

【免責事項】

当サイトの情報は信頼できる情報に基づき提供・更新しておりますが、
正確性・有効性・完全性への保証はいたしかねます。