ビジネスのチャンスを逃さない 名刺管理のオキテ

賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

HOME » 知っておきたい名刺管理ソフトの基礎知識 » もはや常識?名刺のデータ化

もはや常識?名刺のデータ化

名刺をそのまま保管しておく時代はもう古い!名刺管理をデジタル化するとチーム・部署レベルだけでなく会社規模で業務効率の改善・効果的なマーケティング・セキュリティ管理に役立つシステムが構築できるんです。様々なメリットを詳しく解説しましょう。

名刺データ化によって得られるメリットはたくさん

多くのオフィスでは、顧客の名刺をファイルや箱などアナログな方法で管理していたり、各個人の裁量に任せているところが多いと思います。「部署やチームによって顧客が違うのだから、名刺をデータ化してまで一元管理する必要はないのでは?」と思われるかもしれませんが、実は名刺のデジタル管理は会社全体の効率をUPさせることができる、優れたシステムなのです。

コスト削減・省スペース

名刺は小さいとはいえ、ファイルや箱で管理するためには会社のスペースや収納用品が必要になります。これらの管理・整頓をしている時間も人件費がかかります。その点データ化すれば収納場所も定期的な整頓作業も必要なく、データはCDやDVDに保存可能。クラウド化しているシステムならば、オンラインストレージに保存されるので自社スペースは一切必要ありません。

情報の共有化

自社で管理している顧客や取引先を全てまとめてあるので、例えば新しい商材を営業する場合、他部署の商材を使っている既存顧客にアプローチが出来ます。既に自社製品を気に入っている顧客ですから、新規顧客に一から営業をかけるよりよっぽど効率よく契約が取れますよね。似た商材を売り込んでしまう、営業のバッティングも防ぐ事ができます。

また、支店・支部を全国各地に展開している場合のやり取りもスムーズ。問い合わせなどにも迅速に対応する事ができ、業務効率&顧客満足度がアップします!

いつでもどこでも閲覧可能

外出先で顧客の連絡先が必要になった際を考慮して大量の名刺を持ち歩くのは現実的ではありません。名刺をデータ化してスマホやタブレットなどの端末で閲覧できる環境を整えておくことで、いつでも社内全ての人脈ネットワークにアクセスできます。

引継ぎが楽になる

先任者が離職や異動で引継ぎが必要になった場合、全員が共通で使っている取引先や顧客のデータベースがあると、操作方法を教わる必要がなく迅速に業務を移行できます。万が一伝達漏れがあってもデータは名刺管理システムに残っているので、安心です。

様々なシステムと連携

名刺管理ソフトによりますが、顧客情報管理システムとの連携、はがきの宛名印刷、電話着信時にデータ表示…などなど、名刺の情報を活用したい様々なシーンに使いまわす事ができます。また、クラウドサーバー上にデータを保存しているサービスの場合、部署名など情報更新された名刺を登録すると、サーバーのデータが最新に置き換わり、常に最新情報を参照できます。

紛失防止・セキュリティ強化

書類を持ち出すことがないので、名刺の紛失などのイージーミスで顧客情報を失うことはまずありません。データにパスワードやネットワーク制限をかけておけば、情報漏えい対策としても優秀です。

また、電子データはバックアップ・複製が簡単なので災害等が起きてもデータ復旧が容易です。

名刺管理をデータ化すると、低コストで便利・安全な顧客データの管理が出来るようになります。名刺の山に悩まされている、各部署の連携がうまくいっていないなどの悩みを、デジタル管理で解消しましょう!

評判の名刺管理ソフト
BEST3

1位
  CAMCARD
BUSINESS
価格
1ヶ月/1ID
最安1,400円~
登録
スピード
最速最短5秒
登録可能
枚数
無制限

公式サイトへ

2位
  Sansan
価格
1ヶ月/1ID
3,500円~
登録
スピード
翌営業日
登録可能
枚数
50枚まで無料

公式サイトへ

3位
  メイシー
価格
1ヶ月/1ID
1,980円~
登録
スピード
500枚で1週間
登録可能
枚数
1ユーザー2500枚

公式サイトへ

【免責事項】

当サイトの情報は信頼できる情報に基づき提供・更新しておりますが、
正確性・有効性・完全性への保証はいたしかねます。