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文字認識機能(OCR)とは?

文字認識機能(OCR)とは、名刺に書かれた名前や住所などの文字情報を判定してくれる機能のことで、最近の名刺管理ソフトやアプリのほとんどに導入されています。機械による画像認証はスピード、人力による手入力は正確さに長けている特徴を持ちます。

OCR技術を使えば面倒なデータ入力の必要なし

「名刺管理をデジタル化したいけれど、全ての名刺データを打ち込むなんて不可能だ」なんて思っていませんか?確かに昔のソフトは全て手作業だったので、データが使えるようになるまでとんでもなく大変でした…が、現在は文字認識機能(OCR)により、画像を写真で撮影するだけで自動的に正しい文章でデータ登録ができてしまうシステムが大多数の名刺管理ソフトに標準搭載されています!

機械認識で数秒足らずで解析可能な「自動OCR」

取り込んだ名刺の写真から文字の形を認識して自動でデータ登録してくれます。解析は1枚数秒程度で完成し、取り込んだその場でデータベースに登録されるので、すぐに共有・活用する事ができます。

ただし、ソフトウェアによって認識の制度が異なるため、あまり精度の良くないシステムを使っていると結局手直しが多くなるケースもあるのでご注意ください。オペレーターによる情報修正サービスなどを用意しているソフトもあるので、必要ならば活用しましょう。自動OCRを採用しているソフトの中では「CAMCARD」がかなり高い認識制度を誇ると評判です。

時間はかかるが正確さは随一「人力OCR」

オペレーターが取り込んだ写真を見て、文字入力をしてくれます。入力のプロが対応してくれるのでデータのミスを修正する必要はほとんどありません。また、複雑な形状・デザイン性が高いなど特殊な名刺にも対応してくれます。

デメリットとしては人力で読み取る地道な作業なので、データ化までの時間がかかること。また、人件費として名刺1枚単位で料金を請求するソフトもあります。人力OCRを採用しているソフトのうち、低コストでデータが正確なのが「Eight(個人向け)」と「Sansan(法人向け)」です。

人力OCRで気になる「個人情報の流出」

人力OCRは正確さが売りですが、入力を担当しているのは見知らぬ人間です。もし大切な個人情報を抜き取り、悪用されてしまったら…という最悪のケースも考えられます。

そういった不安を払拭すべく、人力OCRを採用している各社では、様々な対策によってセキュリティを強化していますよ!

セキュリティに問題はないか」でもいくつかご紹介していますが、個人情報を扱う会社の多くは「プライバシーマーク」を取得済み。データの持ち出しを禁ずるため、データ入力室には厳重なセキュリティをかけています。また、社員に個人情報保護士という資格を取得させている会社もあります。

近年は自社にプロのデータ入力者を雇わず「クラウドワーキング」というスタイルで名刺入力をさせるシステムも主流。登録すれば誰でもデータ入力の仕事ができるので、空き時間で稼ぎたい主婦やサラリーマンに人気です。

名刺のデータは苗字、名前、住所、電話番号などがバラバラに切り離され、それぞれ別の作業者が入力を担当するので情報漏えいに繋がることはありません。また、入力後にはまた別の作業者により確認が入るので、素人作業とはいえ精度もバッチリです。

自動OCR・人力OCRのどちらを採用すべきか、は貴社での名刺活用方法次第です。スピードか、正確さか、コストか、重視する軸を決めて名刺管理ソフトを選びましょう。決められない場合は、両方採用しているソフトを使うのもアリですね。

評判の名刺管理ソフト
BEST3

1位
  CAMCARD
BUSINESS
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1ヶ月/1ID
最安1,400円~
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スピード
最速最短5秒
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2位
  Sansan
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翌営業日
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3位
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1ユーザー2500枚

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