ビジネスのチャンスを逃さない 名刺管理のオキテ

賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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営業先で確認するには?

名刺情報が必要になるタイミングは、オフィス内だけではありません。むしろ、外出先のほうが住所や電話、相手の部署名など必要になる情報がたくさんあります。社内で管理している名刺情報を外で閲覧するには、どのように連携させれば良いのでしょうか?

スマホアプリでサクサク!名刺情報閲覧

名刺情報を各個人PC内のエクセルや自社内のみのクローズドネットワーク上で管理していると、いざ外出先で特定の顧客情報が必要になった時、いちいち会社に連絡して情報を聞き出さなければなりません。連絡を待っている時間は無駄以外の何者でもありませんよね。

ビジネス向けの名刺管理ソフトを活用している場合、名刺の情報は自社ではなく名刺管理会社のサーバーに保管されてクラウド化されています。ソフトウェア指定のアプリをスマートフォンにインストールし、事前に利用端末情報を登録しておけば、いつでもどこからでも名刺情報にアクセスする事ができるようになりますよ!

情報を閲覧するだけでなく、住所から地図アプリを開いたり、ワンタップで電話をかけたりメールを作成したり、受付で名刺の画像を見せて担当者を呼び出してもらう、などスマホの機能を活かした活用が出来ます。これまでの営業活動で必須だった名刺、印刷した地図、会社情報や様々なデータの控え…などを持ち歩く必要もありません。移動時間にこれまでの取引履歴を確認して頭に入れておく事も可能です。

スマホでなんでも持ち歩けるようになってしまうと、例えばスマホを置き忘れた、盗まれた、などのトラブル時に顧客データが見られてしまうのではないか、という心配があるかと思います。その点もきちんと対処しており、閲覧のセッション時間を短く設定することでパスワードをかけることも出来ますし、会社PC側からトラブルに巻き込まれたスマホへの権限を取り消す事も可能です。万が一のことがあっても顧客情報が流出しないようになっているので、スマホでの持ち出しも安心ですね。

ちなみに、アプリストアなどで見かける無料の名刺管理スマホアプリでは名刺情報の活用はできますが、そもそも個人用に開発されており連携機能がないため、閲覧権限を切るなどのセキュリティ対策は出来ませんのでご注意ください。

現代は様々なシステムがクラウド化、スマホから活用できるようになってどんどん便利になっています。もし社員が既に個人用名刺管理アプリなどをそれぞれ活用しているのならば、思い切ってビジネス向けアカウントの導入に踏み切ってみてはいかがでしょうか?

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