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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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専用スキャナは必要?

名刺管理ソフトを導入する際、一番面倒なポイントが「既に抱えている名刺の登録」。何百、何千とある名刺の山をスムーズに登録するにはどんな方法があるのでしょうか?名刺専用スキャナは準備すべきでしょうか?気になる名刺登録事情をリサーチしました。

名刺情報をスキャンする方法あれこれ

名刺管理ソフトの導入を決めたは良いものの、ファイル何冊分もの名刺を全てスキャンする作業は想像するだけでも苦痛…それだけでなく情報の整合性まで確認しなければならない、と思うとソフトの導入すらキャンセルしたくなる気持ちも分かります(笑)。

たしかにそういった面倒なソフトもありますが、最近では画像処理技術の向上や、正確さのためソフトウェア側が入力オペレーターを雇うなど、ユーザー側の手間が省けるよう、様々な工夫をされているのでご安心ください。こちらの作業は様々なデバイスでスキャンするだけです。

速度を求めるなら!専用スキャナ

名刺専用スキャナは、名刺をまとめてセットするだけで1枚数秒で内容の読み取り、情報登録、画像修正まで行ってくれる優れもの。名刺管理ソフトを導入したばかりの頃や、大型展示会などで名刺を大量に集めたときなどにあると便利です。

専用スキャナを導入するならば、数多くの名刺管理ソフトに対応している「富士通 ScanSnap iX500」がオススメ。利用するには購入・レンタルなどいくつか方法があります。

定期的に名刺がどっと増えるタイミングがあるならば購入した方が良いかもしれませんが、大量スキャンをするのが初回だけであればレンタルがオススメ。もし、社内の他部署や親交の深い他社が持っているなら、借りるのもありでしょう。専用スキャナをわざわざ購入する必要はないと思います。

手軽さNo.1!スマホカメラ

スマホからでも名刺情報を閲覧できる機能を備えたソフトならば、基本的にスマホカメラによる画像認識機能は常備しています。その場でパッと撮影するだけで自動文字分析をするor入力オペレーターに送られるようになっているので、どんどん利用しましょう。

名刺管理が完全に各個人に任されており、それぞれの担当顧客数が多くない場合には、初めからスマホカメラのみの運用でも全然いけると思います。

社内の機器を活用!複合機

TWAIN規格に対応しているスキャナや複合機を使うことでも、名刺の読み取りができます(画像処理アプリケーションとスキャナ、デジカメ間のインターフェース仕様。1992年に発表され、今では多くの機器が対応済み)。

バラバラの向きや角度で並べても読み取る事ができるので、適当にパパっと置いてスキャンして…の繰り返しでも意外としっかりデータベース化できます。ただし一度にできる枚数は8枚程度が限度なので、大量に名刺を抱えている場合は専用スキャナのほうが楽かもしれません。

専用スキャナはあると便利ですが、常に必要なものというわけでもありません。自社で使う頻度を考えた上で、購入するか、レンタルするか、もしくは使わない方向で行くか、検討してみてください。

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