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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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貴社に最適な名刺管理方法とは?

あなたの会社ではどのような名刺管理方法を導入していますか?様々なアイテムのデジタル化が進む一方、名刺という媒体が紙であるためにまだアナログ運用がメインの会社も多いのではないでしょうか。ここでは、アナログからデジタルまで、各種名刺管理方法のメリットについて解説していきましょう。

多くの会社で実践している名刺管理方法を紹介

ファイルで管理

よく使う名刺を管理するのに便利。きちんと情報が整頓されていれば、パソコンや各端末でデータベースにアクセスするより早く必要な情報にたどり着けることも。少人数での共有・名刺が少ない場合にはデータ化するほうが労力がかかる。

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エクセルで管理

多くの人が簡単に使えるツールなので、使い方の説明などが不要。検索機能で欲しいデータにもすぐアクセスできる。エクセルが得意な人がいるならば、マクロ等を組んで自社向けカスタマイズされたソフトのように使う事もできる。

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アプリで管理

スマホで写真を撮ったデータを機械による自動文字認識、オペレーターによる手動入力のどちらかでデータベース化してくれる。部署名変更など他人が投稿した名刺情報のアップデートは自分のアプリにも反映される。無料アプリでもかなり便利で、ユーザー数も多い。

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ソフトで管理

アプリが個人管理なのに対し、ソフトは部署単位・会社単位で名刺の管理が出来る。社内にある情報ネットワークをフル活用でき、営業のバッティングなど無駄な業務を省ける。こちらも登録はスマホでの撮影や専用スキャナなど、自動で入力してくれるものがほとんど。また顧客情報管理サービスやはがき印刷など、様々なサービスと連携できる機能もあり、とても便利。

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アウトソーシングでデータ化

大量の名刺情報を一度にデータに切り替えたい方に。入力のプロが対応する場合、誤字脱字もほとんどなく正確なデータが入手可能。クラウドソーシング型の場合は作業は不特定多数の一般人だが、入力情報の確認を徹底するのでこちらもデータの整合性はお墨付き。

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会社の規模・顧客数にもよりますが、やはり情報管理のプロフェッショナルは「名刺管理ソフトによる管理」を推奨!単に名刺をデータ化するだけでなく、様々なサービスと連携できるのは営業・マーケティングをする上でかなり大きなメリットになります。

高機能なソフトは有償ですが、アカウント単位の料金体系を採用しているサービスなら大きな出費にもならないのでオススメですよ。

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