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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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エクセルで管理

顧客データや名刺データを管理するためにかなりの頻度で使われている、オフィスアプリケーション・エクセル。誰でも使えて複雑な操作を必要としないので導入しやすいですが、逆にその高い汎用性が仇になることも。エクセルでの名刺管理事例をご紹介します。

エクセルで名刺管理をする際に気付かない落とし穴とは?

エクセルを活用した顧客データの管理は、ほとんどの会社において行われています。データ管理を想定した関数も豊富に用意されていますし、ほとんどの人はエクセルを触った経験があるため、操作にも慣れており誰でも簡単にデータを取り扱えます。

名刺を貰ったら、記載データをエクセルシートに1件づつ手打ちし、保存して終了。次回からはファイルを開き、名前や会社名を検索すればパッと情報にたどり着けます。名刺そのものを探すより、ずっと操作性は良くなりますね。そのままでも充分活用できますが、エクセルが得意な人に名刺管理ソフトのような動きをするマクロを組んでもらうとかなり本格的な使い方も出来ます。

さて、ここからはデメリットについてお話しなくてはなりません。

まずは「データが1ファイルにまとまっている事」。誰かが入力ミスをしてデータを消して保存した。PCトラブルでファイルが消えた・壊れた。こういったケースにはとても弱く、ファイルの復元はほぼ出来ないといっても良いでしょう。別の環境にバックアップを定期的に取っていても、最新データには復元できません。SDカードやオンラインストレージなどでファイルを簡単に外部に持ち出せるので、顧客データを悪用される可能性も否定できません。

また、エクセルで可能な操作はデータの管理だけ。より詳しい顧客情報を管理したり、集めたメールアドレス宛にメルマガを配信する、などデータを活用したマーケティングをするためには別の顧客情報サービスに再度情報を登録しなくてはいけません。

外出中に顧客データが必要になった場合にもやや不便。個人情報などは外部から閲覧できないところに置きますので、いちいち会社に電話して調べてもらう必要があります。

アナログ管理に比べてかなり便利にはなっていますが、エクセルでは情報の一元化までが限界。特定の会社としか関わらない業種・顧客数が少ない会社であればエクセル管理でも問題ありませんが、名刺情報を活用したビジネス展開などを考えているならば、もう少し機能豊富な有償ソフトが欲しいところです。

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