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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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ファイルで管理

ファイルや箱などで貰った名刺をそのまま管理する、オーソドックスな方法のメリット・デメリットとは。デジタル化するより使いやすいケースがあるって本当?貴社に最適な名刺管理の方法はどれでしょうか、探す頻度や業務スタイルと照らし合わせてみましょう。

アナログ名刺管理のメリット・デメリット

名刺を管理する一番ベーシックな方法といえば、ファイルや箱に入れて管理する「アナログ」な方法。まだまだ多くの会社で行われており、2010年の「名刺に対する意識調査」では、名刺1枚探すのに3.6分、1週間のうち名刺を探すのは3.5回かかっているとのこと。計算すると、1週間に約10分を名刺探しに割いていることになりますね。

「アナログ管理は悪」みたいな雰囲気を出してしまいましたが、なるべく素早く名刺を探せるような環境が作れるならばアナログ管理でも充分使いこなせます。

名刺ファイルの活用方法

リング式でポケットを増やせるものなどがオススメです。

名刺ケースの活用方法

ただしこれらの管理方法でうまくいくためには「名刺を共有するメンバー全員に同じ方法を徹底できる」場合のみ。名刺を扱う社員が増えるとどうしても杜撰な管理になり、名刺がぐちゃぐちゃに…。結局誰かが業務時間を割いて名刺を整頓する、ということにもなりかねません。アナログ名刺管理は【管理する名刺が少ない】【共有メンバー数が少ない】場合にのみ上手くいく、限定されたシステムなのです。

また、名刺には個人の携帯電話番号やメールアドレスが掲載されているケースもあり、誰でも持ち出し可能な環境においておくとセキュリティ面でも不安が残ります。

名刺のアナログ管理は一番手軽ですが、上手く活用できなければ業務効率の大幅ロスに繋がることもあります。社員が名刺探しに苦労している姿をよく見かけるならば、専用ソフトを用いたデジタル管理に移行すべきなのかもしれません。

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