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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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アウトソーシングでデータ化

名刺情報をまとめてデータ化したいなら、自社で空いている人手を探すより「データ入力代行」を依頼してしまうのが一番楽!入力のプロにお願いするのも良いですが、近年増えているオンラインで不特定多数に依頼するクラウドソーシング型のデータ入力に注目です。

実は安全!クラウドソーシングのデータ入力

名刺に限らず大量の書類をデータ化したい、けれど社内にはそんなリソースがもう余っていないから…と、データベースの導入を見送ってしまい業務効率を上げられない会社は世の中にごまんとあります。そんな時は、データ入力を外注してまうのも手。大量のデータをPC上のファイルにすっきり収納してもらえますよ。

さて、最難関である「大量の書類をデータベース化する方法」について、一番楽で正確なのが「データ入力代行に依頼」する方法です。彼らは情報入力のプロ集団なので、どんなデータでも素早く正確にデータ化してくれます。

また、近年増えてきているのが「クラウドソーシング」によるデータ入力。入力してくれるのは素人ですが、1つのデータを苗字・名前・県・市町村など細分化して入力するので元の情報が何なのか、作業者には分かりません。入力する人だけでなく、データがあっているか確認するフェーズもあるので複数人の目で情報の整合性を取っています。もちろん納品時にはきちんとデータは復元されているので、データにズレが生じることもないそうです。

納品されたデータはいわばExcelにずらずらと書き連ねたような状態。これをこのまま活用していく、というのなら問題ありませんが、社内データベースと照合したり、社外からアクセスできるようにする…など、各種ツールとの連携は上手くいかない場合がありますのでご注意ください。事前に「どういったソフトで活用するのか」を考え、データ入力代行の担当者に相談してみてください。

名刺管理であれば、独自スキャナで読み込んだデータが入力代行サービスへと自動的に送られるシステムを構築しているものも多々ありますので、そういったサービスを展開しているソフトウェアを選ぶと業務が更に効率化できます。

こちらでは多くのクラウドソーシング型名刺管理ソフトをご紹介していますよ!是非、ご検討ください。

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