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賢い会社は導入済!名刺管理で業務効率がUPする理由、解説します

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ソフトで管理

名刺管理ソフトは単なるデータベースではありません。会社・部署内での共有はもちろん、クラウド化でどこからでもアクセス可能、マーケティングへの利用など幅広くデータを活用可能!セキュリティも守られており、個人情報管理の観点からもオススメです。

名刺管理ソフトで簡単一元管理!共有・活用にもオススメ

大きな会社でも名刺は個人の裁量により管理されており、同じ部署・業務レベルでも情報が共有されていない事も多々あります。営業バッティングが起きたり、わざわざ顧客情報収集のためのセミナー・イベントを開催するなど、非効率な業務をしていませんか?

近年人気のスマホ向け名刺管理アプリは個人で活用するためのものですが、有償の名刺管理ソフトは部署や会社単位での名刺情報共有ができるため、営業やマーケティングにおけるムダが発生しません。社内にある人脈を100%有効活用する事ができるのです。

人事異動や離職による担当者変更の際も、わざわざ顧客情報の管理に関するレクチャーが必要なく、スムーズな引継ぎができるようになります。また、ソフトによっては顧客管理の便利なアプリケーションと連携する事ができ、業務効率が格段にUPします。

名刺をデータベースに登録する方法はいくつかありますが、専用のスキャナで読み取ったり、スマホカメラで撮影したものをデータ化してくれるシステムが大半。自動画像認証は数秒~数分でデータ登録が完了しますが、オペレーターによる手動入力の場合は登録までに少し時間が必要になります(混み合っていると数日必要な場合も)。スピードを求めるのか、正確さを求めるのかは貴社次第です!

登録されたデータはクラウド化されており、社内だけでなく社外からも情報を閲覧する事ができます。営業先・出張先で急に顧客情報が必要になった時や、部署が全国各地に点在する大企業でも顧客情報を共有できるシステムを構築できるのは非常に助かります。

これらのクラウドデータはオンライン上に存在するとはいえ、社外からは閲覧できないようになっています。個人情報保護の観点から見ても、名刺を不用意に放置しておくよりよっぽど安心です。人力入力の場合は一度オペレーターが閲覧するので、それが不安であれば自動画像認識の制度が高いものを選ぶと良いでしょう。

デメリットがあるとすればコストがかかる点。ただし月単位で数千円、アカウント単位で数百円程度なので、業務の効率化を考えるとさほど痛い出費にはならないはずです。顧客の管理が社内で上手くできていないなら、名刺管理ソフトを導入してみてはいかがでしょうか?

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